《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-94）【全文】

檔號編制規(guī)則（DA/T13-94）

1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館(室)編制檔號。

2、術(shù)語

2．1　檔號

檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。

2．2　全宗號

檔案館(室)給定每個全宗的代碼。

2．3　案卷目錄號

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。

2．4　類別號

館(室)藏檔案類別的代碼。

2．5　項目號

產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號。

2．6　案卷號

案卷排列的順序號。

2．7　件號

案卷內(nèi)文件的順序號。

2．8　頁(張)號

案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號。

2．9　代碼

一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。

3、 檔號編制原則

3．1　唯一性原則

檔案館(室)內(nèi)檔案檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

3．2　合理性原則

檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏的整理分類體系相適應(yīng)。

3．3　穩(wěn)定性原則

檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

3．4　擴充性原則

檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。

3．5　簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

4、檔號的結(jié)構(gòu)

檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

4．1　第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁(張)號。

4．2　第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁(張)號

4．3　第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項目號——案卷號——件、頁(張?zhí)?

4．4　檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下代碼之間用“—”(短橫)相隔。

4．5　件號、頁(張)號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

5、檔號的編制方法

5．1　全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

全宗號的格式是：

× ×××

全宗屬類代碼 全宗順序號

5．1．1　全宗屬類代碼的編制方法

5．1．1．1　在一個檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。

5．1．1．2　全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標(biāo)識為：“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號全宗，標(biāo)識為：“J004”。

例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標(biāo)識為“0127”。

例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可識標(biāo)為“R123”。

例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標(biāo)識為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標(biāo)識為“0074”。

5．1．2　全宗順序號的編制方法

5．1．2．1　全宗屬類的各個全宗按排列次序流水編號。

5．1．2．2　在一個屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。

5．2　案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5．2．1　案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時間，不同組織機構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

5．2．2　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

5．2．3　在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。

5．3　類別號的編制方法

5．3．1　類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。

5．3．2　不同級位的類別之間可用間隔符“?”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。

5．3．3　在一個檔案館(室)內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

5．4　項目號的編制方法

項目號引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。

5．5　案卷號的編制方法

5．5．1　案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5．5．2　目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

5．5．3　每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應(yīng)合并為一個目錄號或目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號。

5．6　件號的編制方法

5．6．1　不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號。

5．6．2　件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5．6．3　卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

5．6．4　件號前必須同時列寫案卷號及其以前各號。  

5．7　頁(張)號的編制方法。

5．7．1　頁(張)號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5．7．2　卷內(nèi)文件各(頁)張按排列次序流水編號。不應(yīng)有空號。

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