檔發(fā)〔2012〕7號(hào)《國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》

《國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》






檔發(fā)〔2012〕7號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，中國(guó)照片檔案館，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院：

《電子檔案移交與接收辦法》已經(jīng)國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議第二次會(huì)議和國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況遵照?qǐng)?zhí)行。



 

國(guó)家檔案局

2012年8月29日

電子檔案移交與接收辦法

第一章  總    則

第一條  為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國(guó)家歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條  本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

第三條  移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密安全的要求。

第四條  各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。
 

第二章  電子檔案移交

第五條  屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第六條  檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。

第七條  電子檔案移交的基本要求：

（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；

（二）電子檔案的文件格式按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；

（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；

（五）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

第八條  電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。

第十條  離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：

（一）移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；

（二）移交單位一般向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒；

（三）移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)；

（四） 存儲(chǔ)電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽（標(biāo)簽的標(biāo)注方法見附件1）；

（五）移交載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見附件2。

第十一條  在線移交電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組合，單張光盤的數(shù)據(jù)量小于光盤的實(shí)際容量。

第十二條  檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。
 

第三章  電子檔案接收

第十三條  國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。

第十四條  電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第十五條  國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。

第十六條  電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。

第十七條  國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。

第十八條   國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。

第十九條  國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案載體保存5年以上。

第二十條  國(guó)家綜合檔案館對(duì)電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理。
 

第四章 附    則

第二十一條  本辦法適用于各級(jí)檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照?qǐng)?zhí)行。

第二十二條  本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條  本辦法自發(fā)布之日起施行。



全文及附件下載：1-3

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