農(nóng)經(jīng)發(fā)〔2010〕12號《國家農(nóng)業(yè)部國家檔案局關(guān)于加強農(nóng)村土地承包檔案管理工作的意見》

國家農(nóng)業(yè)部國家檔案局關(guān)于加強農(nóng)村土地承包檔案管理工作的意見

農(nóng)經(jīng)發(fā)〔2010〕12號

各省、自治區(qū)、直轄市農(nóng)業(yè)（農(nóng)牧）廳（委、局、辦、）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)農(nóng)業(yè)局、檔案局：

農(nóng)村土地承包檔案管理是農(nóng)村土地承包管理十分重要的基礎(chǔ)工作，事關(guān)黨的農(nóng)村土地承包政策的貫徹落實，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。長期以來，各級農(nóng)業(yè)和檔案管理部門認(rèn)真貫徹落實檔案法律法規(guī)，積極采取有效措施，加強農(nóng)村土地承包檔案的收集管理，為做好農(nóng)村土地承包工作打下了堅實的基礎(chǔ)。但近年來，隨著城鄉(xiāng)一體化和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程加快，農(nóng)村土地承包檔案的保護(hù)和管理面臨著許多新情況和新問題，有的地方土地承包和流轉(zhuǎn)的文件材料未能及時立卷歸檔，存在著丟失危險；有的地方在機構(gòu)調(diào)整和人員變動中檔案移交不到位，存在著遺失問題；有的地方土地承包檔案保管條件簡陋，存在著損毀現(xiàn)象；有的地方土地承包管理不規(guī)范，存在著歸檔材料書寫不規(guī)范等情況。這既不符合檔案法律法規(guī)的規(guī)定，又不符合農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化、制度化的要求，也給穩(wěn)定農(nóng)村土地承包關(guān)系并長久不變帶來不利影響。為進(jìn)一步加強農(nóng)村土地承包檔案管理工作，現(xiàn)提出如下意見：

一、高度重視農(nóng)村土地承包檔案管理工作

農(nóng)村土地承包檔案是在實施農(nóng)村土地承包、流轉(zhuǎn)及糾紛調(diào)解仲裁過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是貫徹落實黨和國家農(nóng)村土地承包法律政策的重要歷史見證，是廣大基層干部和農(nóng)民群眾實施土地承包實踐活動的真實記錄，是依法落實和維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益的重要依據(jù)。土地承包檔案如果遺失、損毀或者遭到破壞，將給農(nóng)村土地承包管理工作帶來重大損失，給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。在城鄉(xiāng)一體化加快發(fā)展、新農(nóng)村建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)的新形勢下，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動；鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構(gòu)改革重組和鄉(xiāng)村區(qū)劃調(diào)整，土地承包管理機構(gòu)和人員也發(fā)生重大變化。這既擴大了檔案管理的內(nèi)容和范圍，又增加了檔案管理工作的任務(wù)和難度，迫切需要加強農(nóng)村土地承包檔案管理工作，及時收集歸檔，妥善保管，同時積極開發(fā)檔案信息資源，充分滿足各方面的需要。

各級農(nóng)村土地承包和檔案管理部門要充分認(rèn)識新形勢下加強農(nóng)村土地承包檔案管理的重要性和緊迫性，把農(nóng)村土地承包檔案管理工作納入重要工作日程，切實增強責(zé)任意識和憂患意識，加強管理，落實責(zé)任，確保農(nóng)村土地承包檔案的完整與安全，為貫徹落實農(nóng)村土地承包法律政策，妥善解決農(nóng)村土地承包經(jīng)營糾紛，依法維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、準(zhǔn)確把握農(nóng)村土地承包檔案管理原則

農(nóng)村土地承包管理部門要在檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，切實加強農(nóng)村土地承包檔案管理，明確管理要求，健全規(guī)章制度，落實崗位職責(zé)，強化監(jiān)督檢查。具體工作中要準(zhǔn)確把握以下原則：

（一）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。農(nóng)村土地承包檔案工作是事關(guān)黨的農(nóng)村基本政策、國家農(nóng)村基本經(jīng)營制度和農(nóng)民核心經(jīng)濟(jì)利益的一項十分重要的基礎(chǔ)工作。各級農(nóng)村土地承包管理部門必須嚴(yán)格執(zhí)行農(nóng)村土地承包與檔案法律法規(guī)和規(guī)定，在當(dāng)?shù)攸h委政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（二）堅持分級管理。加強農(nóng)村土地承包檔案管理是各級農(nóng)村土地承包管理部門的重要職責(zé)，也是農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織和村（居）民委員會的重要任務(wù)。各級農(nóng)村土地承包管理部門是本級農(nóng)村土地承包檔案的形成機關(guān)，也是管護(hù)工作的第一責(zé)任人，要按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，認(rèn)真抓好本級農(nóng)村土地承包檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并監(jiān)督、指導(dǎo)和幫助基層特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地承包管理機關(guān)和農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織、村（居）民委員會加強農(nóng)村土地承包檔案管理。

（三）堅持集中保管。農(nóng)村土地承包檔案是各級農(nóng)村土地承包管理部門檔案全宗中不可分割的重要組成部分，必須由檔案形成單位集中保存，科學(xué)管理，不得分散。各級農(nóng)村土地承包管理部門，特別是縣級農(nóng)村土地承包管理部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村土地承包管理機關(guān)，要按照國家有關(guān)規(guī)定，配備檔案管理設(shè)施設(shè)備，改善檔案保管條件，確保農(nóng)村土地承包檔案有專人管理、有專柜存放、有專用檔案室保管。

（四）堅持科學(xué)分類。農(nóng)村土地承包管理工作形成的歷史記錄種類繁多、內(nèi)容豐富。一般可分為：文書（綜合）類、合同類、確權(quán)登記類、糾紛調(diào)處類等。各單位在收集、整理并形成檔案過程中，要根據(jù)本部門、本單位的職能分工和工作實際，本著工作需要和使用方便的原則，科學(xué)分類，建立分類歸檔制度。

三、建立健全農(nóng)村土地承包檔案管理制度

依據(jù)農(nóng)村土地承包和檔案管理法律政策規(guī)定，加快建立健全土地承包檔案管理各項制度，確保土地承包檔案內(nèi)容真實有效、信息完整、實體安全。

（一）明確歸檔范圍。農(nóng)村土地承包應(yīng)歸檔的材料主要包括：各種會議材料、文件、規(guī)劃、方案、報告、檢查記錄、計劃總結(jié)、統(tǒng)計匯總材料和電子聲像材料等，由主辦單位歸檔保存；承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包經(jīng)營權(quán)空間位置圖、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺帳、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等，由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、承包土地調(diào)整方案審核意見等檔案材料，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府農(nóng)村土地承包管理機關(guān)歸檔保存；土地承包工作小組名單、土地承包方案、承包土地調(diào)整方案、村民會議或村民代表會議關(guān)于土地承包問題的決議（意見）和會議記錄、土地承包臺賬、土地承包（流轉(zhuǎn)）情況統(tǒng)計表、土地承包（流轉(zhuǎn)）合同及備案（同意）的原始材料、承包土地轉(zhuǎn)讓（互換）申請書、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村（居）民委員會或農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織歸檔保存；土地承包問題信訪、調(diào)解仲裁土地承包經(jīng)營糾紛形成的原始記錄及調(diào)處文書等文件材料，由受理機關(guān)和單位歸檔保存。不具備安全保管條件的，應(yīng)將檔案材料整理后，移交本部門（機關(guān)）檔案部門歸檔保存。

（二）明確保管期限。保管期限定為永久、定期兩種。土地承包方案、承包土地調(diào)整方案、土地承包臺帳、土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿及原始材料和文書及空間位置圖、糾紛調(diào)解仲裁文書、權(quán)屬證明文件及重要聲像材料等應(yīng)定為永久保管。本機關(guān)、本單位政策性文件，重要會議、重大活動、重要業(yè)務(wù)文件，重要問題的請示與批復(fù)，重要報告、總結(jié)、統(tǒng)計、匯總材料，重要合同協(xié)議、憑證性文件材料，重要業(yè)務(wù)問題的往來文書等，也應(yīng)定為永久保管。上級機關(guān)頒發(fā)的需要本機關(guān)、本單位貫徹執(zhí)行的文件和一般職能活動形成的一般性、過程性文件可定為定期保管，定期一般分為30年和10年。

（三）注重檔案形成質(zhì)量。按照檔案管理規(guī)范要求，嚴(yán)把檔案材料形成關(guān)。凡需要歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標(biāo)識完整齊備；使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等符合檔案保護(hù)的要求；照片、聲像及其他非紙質(zhì)材料要配以相應(yīng)的目錄和說明文字，并確保載體有效；重要的電子文件使用不可擦寫光盤，并制成紙質(zhì)拷貝保存。歸檔材料應(yīng)為原件，需以復(fù)制件歸檔的，應(yīng)由經(jīng)辦人核準(zhǔn)，并說明理由，注明原件存放處。

（四）規(guī)范檔案收集整理。建立健全檔案管理制度，落實崗位職責(zé)，加強土地承包檔案的收集整理。已辦理完畢需歸檔的文件材料應(yīng)及時歸檔，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。文書（綜合）類文件材料，按年度整理歸檔；土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、糾紛調(diào)解仲裁案卷、確權(quán)和登記檔案材料，按照合同、調(diào)解仲裁申請標(biāo)的和權(quán)利人分別整理保管，在相關(guān)工作完成后及時歸檔；權(quán)屬發(fā)生變化時，應(yīng)及時補充變更材料和原始記錄。整理歸檔后，應(yīng)編制檔案檢索目錄。

（五）確保檔案保管安全。要把土地承包檔案管理責(zé)任落實到崗、到人，根據(jù)工作需要配備檔案庫房或檔案專柜及相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，采取各種防范措施，切實做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防污染、防鼠、防蟲霉等工作，確保檔案安全。村組檔案應(yīng)指定專人進(jìn)行保管，對不具備檔案安全保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)代為保管。縣鄉(xiāng)兩級檔案要按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，在保管一定期限后及時向縣級國家綜合檔案館移交。不具備檔案安全保管條件的單位，可提前移交。涉及國家秘密的，檔案保管和利用要符合國家有關(guān)涉密文件檔案管理的規(guī)定。

（六）強化檔案利用服務(wù)。農(nóng)村土地承包檔案保管單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，為社會提供利用服務(wù)。要制定農(nóng)村土地承包檔案利用管理制度，在提供檔案利用服務(wù)時，不得損害國家安全和利益，不得損害社會和其他組織的利益，不得侵犯他人合法權(quán)益，不得收取除復(fù)制成本費外的其他費用。檔案移交單位利用有關(guān)檔案資料時，各級國家綜合檔案館應(yīng)做好服務(wù)工作，并為查閱檔案提供便利條件。

（七）推進(jìn)檔案信息化管理。各級土地承包管理部門和檔案保管單位要積極爭取資金，配備必要的計算機及其他相關(guān)設(shè)備，與農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記管理系統(tǒng)相結(jié)合，建立農(nóng)村土地承包檔案信息管理平臺，對農(nóng)村土地承包檔案信息實行動態(tài)化管理，豐富檔案信息資源，實現(xiàn)更大范圍的農(nóng)村土地承包檔案信息資源共享。

四、切實加強對農(nóng)村土地承包檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

加強農(nóng)村土地承包檔案管理，是貫徹落實黨的農(nóng)村基本政策的基礎(chǔ)工作，是確?，F(xiàn)有土地承包關(guān)系穩(wěn)定并長久不變的重要工作。各級農(nóng)村土地承包管理部門和檔案行政管理部門要高度重視，切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理必需的人員、經(jīng)費和設(shè)施條件，為農(nóng)村土地承包檔案管理工作順利開展提供有力保障。

（一）強化檔案意識。各級農(nóng)村土地承包管理部門要牢固樹立檔案管理意識，高度重視農(nóng)村土地承包工作中文件材料的形成和歸檔，從源頭上有效防止歸檔工作的隨意性。要本著對黨和國家、對人民和事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神，準(zhǔn)確把握新形勢下農(nóng)村土地承包檔案管理面臨的新特點、新要求，抓緊研究制定相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全分級負(fù)責(zé)、層層落實的土地承包檔案管理工作制度。

（二）加強管理指導(dǎo)。各級農(nóng)村土地承包管理部門要扎實地做好本級土地承包檔案管理工作，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)制和檔案管理人員責(zé)任制，配備業(yè)務(wù)素質(zhì)高、工作責(zé)任心強的人員負(fù)責(zé)檔案管理，健全各項工作制度。要按照確?，F(xiàn)有土地承包關(guān)系穩(wěn)定并長久不變的要求，結(jié)合開展延包后續(xù)完善、土地承包經(jīng)營權(quán)登記試點、土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)服務(wù)等活動，開展現(xiàn)有土地承包檔案材料清理檢查工作。未立卷的要盡快立卷，缺損、殘破的要盡快修補，遺失、損毀的要盡快采取措施補救。要加強對下級單位的監(jiān)督指導(dǎo)，派出專業(yè)人員指導(dǎo)基層建檔工作，組織開展多種形式的培訓(xùn)活動，提高土地承包檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和水平。各級檔案行政主管部門要積極主動為土地承包檔案管理工作提供業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)服務(wù)，支持和幫助土地承包檔案管理人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三）加強監(jiān)督檢查。各級農(nóng)村土地承包管理部門和檔案行政管理部門要相互配合，建立經(jīng)常性的監(jiān)督檢查機制。在結(jié)合日常工作進(jìn)行督促檢查的同時，市、縣兩級要定期組織檢查，特別要加大對鄉(xiāng)(鎮(zhèn))和村級檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)不力、管理工作不到位的要限期整改；發(fā)現(xiàn)有檔不歸，擅自損毀、涂改、隱匿檔案的單位和個人，依法追究責(zé)任。要注意發(fā)現(xiàn)和總結(jié)各地的典型事跡和先進(jìn)經(jīng)驗，通過多種形式，加大宣傳和交流。對檔案管理和保護(hù)作出突出貢獻(xiàn)的單位和個人，要及時予以表揚和獎勵。

各地可根據(jù)以上意見，結(jié)合本地實際，制訂農(nóng)村土地承包檔案管理辦法。

二○一○年九月二十五日

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