陜測發(fā)〔2023〕1號(hào)《陜西省測繪地理信息局印發(fā)〈關(guān)于加強(qiáng)陜西省測繪成果資料檔案管理的指導(dǎo)意見〉的通知》

《陜西省測繪地理信息局印發(fā)〈關(guān)于加強(qiáng)陜西省測繪成果資料檔案管理的指導(dǎo)意見〉的通知》





陜測發(fā)〔2023〕1號(hào)

各測繪資質(zhì)單位：

現(xiàn)將《關(guān)于加強(qiáng)陜西省測繪成果資料檔案管理的指導(dǎo)意見》印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行。




 

陜西省測繪地理信息局

2023年1月10日

關(guān)于加強(qiáng)陜西省測繪成果資料檔案管理的指導(dǎo)意見

檔案管理是項(xiàng)目管理中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。高效的檔案管理可使檔案的完整性得到充分保證，促進(jìn)檔案資料查詢和利用效率的提升，將檔案在項(xiàng)目管理工作中的價(jià)值最大化發(fā)揮出來。為加強(qiáng)我省測繪成果資料檔案管理工作，推進(jìn)測繪成果資料檔案管理制度化、規(guī)范化，提高檔案管理工作服務(wù)測繪地理信息事業(yè)發(fā)展水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，提出以下指導(dǎo)意見。

一、加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案法規(guī)和檔案知識(shí)宣傳教育，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)。鼓勵(lì)各測繪資質(zhì)單位通過開展各種活動(dòng)督促檔案管理人員積極學(xué)習(xí)檔案相關(guān)管理知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分了解檔案管理工作的各個(gè)流程，確保自身行為規(guī)范。

二、完善測繪成果資料檔案制度建設(shè)

（一）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位測繪成果資料檔案的統(tǒng)籌管理、監(jiān)督和檢查，指定主管領(lǐng)導(dǎo)，各相關(guān)技術(shù)業(yè)務(wù)部門配合檔案管理機(jī)構(gòu)組織實(shí)施。

（二）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)建立健全統(tǒng)一的測繪成果資料檔案歸檔管理制度，將工作中形成、積累的測繪成果資料檔案整理、立卷和歸檔，并作為必要的工作流程列入項(xiàng)目計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、管理程序、質(zhì)量控制、崗位責(zé)任，確保測繪成果資料檔案的完整。

（三）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)建立健全測繪成果資料檔案的接收、保管、利用、匯交、鑒定、銷毀等管理制度，確保測繪成果資料檔案的真實(shí)、有效和安全，滿足測繪資質(zhì)單位在科研生產(chǎn)、責(zé)任落實(shí)、借閱查證、記錄保存等方面的需要。

（四）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)建立責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案失真、損毀、丟失等行為，進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

三、強(qiáng)化測繪成果資料檔案的整理與歸檔管理

（一）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)按照《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》，結(jié)合業(yè)務(wù)流程，制定本單位測繪成果資料檔案的歸檔范圍和保管期限；本單位測繪地理信息業(yè)務(wù)范圍發(fā)生變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整修訂完善。

（二）技術(shù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)本單位測繪成果資料檔案的歸檔范圍完整收集、整理歸檔資料，形成歸檔清單，及時(shí)移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)集中管理，清點(diǎn)無誤后辦理歸檔交接手續(xù)。

歸檔資料應(yīng)當(dāng)原始真實(shí)、系統(tǒng)完整、清晰易讀和標(biāo)識(shí)規(guī)范，符合歸檔要求，檔案載體能夠長期保存。歸檔資料的整理應(yīng)當(dāng)盡可能遵循文件資料形成規(guī)律，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和查找利用。

紙質(zhì)和電子資料同步歸檔的，在資料內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)當(dāng)保持一致；僅以電子載體形式歸檔的，技術(shù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對電子資料的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)并簽署意見。

（三）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)自測繪項(xiàng)目驗(yàn)收完成之日起3個(gè)月內(nèi)，向測繪地理信息主管部門匯交測繪成果副本或者目錄。測繪成果屬于基礎(chǔ)測繪成果的，應(yīng)當(dāng)匯交副本；屬于非基礎(chǔ)測繪成果的，應(yīng)當(dāng)匯交目錄。

四、提升測繪成果資料檔案的利用管理水平

（一）測繪成果資料檔案的利用應(yīng)當(dāng)在本單位規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行，并做好記錄登記，超權(quán)限利用的應(yīng)當(dāng)履行內(nèi)部審批手續(xù)。測繪成果資料檔案的利用原則上只允許在檔案保管場所進(jìn)行，確需借出的，應(yīng)當(dāng)由單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出測繪成果資料檔案的，應(yīng)當(dāng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散或損毀，不得在檔案原件上涂改、勾劃、污損等；未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

檔案利用人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。

（二）鼓勵(lì)各測繪資質(zhì)單位積極開展檔案編研工作，合理開發(fā)利用檔案信息資源，編制檔案檢索工具，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，方便測繪成果資料檔案的檢索與查詢，提升檔案利用價(jià)值，擴(kuò)大利用領(lǐng)域。

五、加強(qiáng)測繪成果資料檔案保管與銷毀管理

（一）檔案保管應(yīng)當(dāng)配備符合檔案保護(hù)和安全管理要求的庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備保障庫房正常運(yùn)轉(zhuǎn)，采取有效防護(hù)措施保證檔案安全。

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將接收的測繪成果資料檔案進(jìn)行分類、整理并編制目錄，做到科學(xué)分類、整理規(guī)范、排架有序和目錄完整。

測繪資質(zhì)單位因各種原因變更、終止的，應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定對測繪成果資料檔案進(jìn)行妥善處置。

（二）測繪資質(zhì)單位應(yīng)當(dāng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理機(jī)構(gòu)和技術(shù)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對保管期限已滿的測繪成果資料檔案進(jìn)行鑒定并形成鑒定報(bào)告；對確已失去保存價(jià)值的到期測繪成果資料檔案，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可銷毀。

銷毀測繪成果資料檔案應(yīng)當(dāng)在指定地點(diǎn)并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。對被銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?，并與鑒定報(bào)告、批準(zhǔn)文件一并永久保存。涉及國家秘密的測繪成果資料檔案，應(yīng)當(dāng)送交保密行政管理部門設(shè)立的銷毀工作機(jī)構(gòu)或者保密行政管理部門指定的單位銷毀。雖已到期，但對國家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的測繪成果資料檔案應(yīng)當(dāng)延長保管期限。





附件：【點(diǎn)擊下載】

1.《測繪成果資料歸檔登記表（參考模板）》

2.《測繪成果資料檔案借（查）閱登記表（參考模板）》

3.《測繪成果資料檔案移交登記表（參考模板）》

4.《測繪成果資料檔案銷毀登記表（參考模板）》

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