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《北京市司法局關(guān)于印發(fā)〈北京市法律援助檔案管理規(guī)定〉的通知》
京司發(fā)〔2016〕98號(hào)
各區(qū)司法局、市法律援助中心：
《北京市法律援助檔案管理規(guī)定》已經(jīng)2016年12月12日市司法局第26次局長(zhǎng)辦公會(huì)討論通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵照?qǐng)?zhí)行。
北京市司法局
2016年12月13日
第一章 總則
第一條 為了規(guī)范管理和科學(xué)利用法律援助業(yè)務(wù)檔案，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合本市法律援助工作實(shí)際，制定本規(guī)定。
第二條 法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理，提供檔案歸檔、管理工作必需的設(shè)施和用房，確定專職或兼職檔案管理人員。
司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)法律援助機(jī)構(gòu)檔案工作的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)，并將工作情況納入法律援助工作考核范圍。
第三條 法律援助人員承辦法律援助事項(xiàng)形成的文字材料，應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定的要求立卷歸檔。
第四條 法律援助業(yè)務(wù)檔案按照年度和一案一卷、一卷一號(hào)原則立卷?？缒甓葮I(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)年立卷歸檔。
刑事、民事、行政法律援助案件委托階段發(fā)生改變的，案件另行編號(hào)，另行立卷。
兩位以上法律援助人員共同承辦同一案件的，僅立一卷。
第五條 法律援助業(yè)務(wù)檔案包括申請(qǐng)審批檔案和承辦檔案。
法律援助機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)申請(qǐng)審批檔案的立卷，審查法律援助人員提交的承辦檔案立卷材料。
申請(qǐng)審批檔案和承辦檔案由法律援助機(jī)構(gòu)合并歸檔。
第六條 法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)實(shí)行法律援助業(yè)務(wù)檔案電子化管理。卷宗在歸檔之前要掃描備份。
法律援助業(yè)務(wù)檔案與法律援助信息管理系統(tǒng)錄入的重要信息應(yīng)當(dāng)保持一致。
法律援助業(yè)務(wù)檔案中的文書應(yīng)當(dāng)使用司法部規(guī)定的法律援助文書格式。
第二章 立卷歸檔順序
第七條 法律援助業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、卷底的順序排列。
案卷材料應(yīng)當(dāng)按照法律援助工作程序、案件辦理程序或時(shí)間順序排列。
第八條 對(duì)于申請(qǐng)的案件，法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照下列順序立卷歸檔：
(一)法律援助申請(qǐng)表；
(二)身份證或者其他有效的身份證明復(fù)印件，他人代理申請(qǐng)的，需提交法律援助申請(qǐng)委托書和代理人身份或者資質(zhì)證明；
(三)法律援助申請(qǐng)人經(jīng)濟(jì)狀況證明表；
(四)與所申請(qǐng)法律援助事項(xiàng)有關(guān)的材料；
(五)法律援助審批表；
(六)給予法律援助決定書或者不予法律援助決定書的存根；
(七)法律援助公函的存根；
(八)承辦人員提交的案卷材料；
(九)其他應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料。
屬于公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、人民法院轉(zhuǎn)交犯罪嫌疑人、被告人法律援助申請(qǐng)的案件，還應(yīng)當(dāng)將公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、人民法院轉(zhuǎn)交函入卷。
第九條 申請(qǐng)人因?qū)Ψ稍鷻C(jī)構(gòu)作出的不予法律援助決定書有異議，并向司法行政機(jī)關(guān)提出的，除按照第八條(一)至(六)項(xiàng)順序立卷，且應(yīng)當(dāng)包括以下材料：
(一)復(fù)查申請(qǐng)書；
(二)司法行政部門審查決定；
(三)送達(dá)回證。
第十條 對(duì)于通知辯護(hù)的案件，法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照下列順序立卷歸檔：
(一)通知辯護(hù)公函；
(二)法律援助公函的存根；
(三)承辦人員提交的案卷材料；
(四)其他應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料。
第十一條 承辦人員承辦民事法律援助案件的，案卷材料應(yīng)當(dāng)按照下列順序立卷：
(一)指派通知書；
(二)委托代理/辯護(hù)協(xié)議；
(三)起訴書、上訴書或答辯書；
(四)閱卷筆錄；
(五)談話筆錄；
(六)證據(jù)材料；
(七)訴訟保全申請(qǐng)書、證據(jù)保全申請(qǐng)書、先行給付申請(qǐng)書和法院裁定書；
(八)集體討論記錄；
(九)出庭通知書；
(十)庭審筆錄；
(十一)代理詞；
(十二)判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書；
(十三)法律援助案件承辦情況通報(bào)/報(bào)告記錄；
(十四)結(jié)案報(bào)告表。
第十二條 承辦人員承辦刑事法律援助案件的，案卷材料應(yīng)當(dāng)按照下列順序立卷：
(一)指派通知書；
(二)委托代理/辯護(hù)協(xié)議；
(三)閱卷筆錄；
(四)會(huì)見筆錄；
(五)證據(jù)材料；
(六)集體討論記錄；
(七)羈押通知書、起訴書等證明案件正處于刑事訴訟中的法律文書；
(八)辯護(hù)詞、代理詞或者提供法律幫助的材料文書；
(九)出庭通知書；
(十)庭審筆錄；
(十一)起訴書、判決書、裁定書、和解調(diào)解書或者體現(xiàn)法律幫助效果的法律文書；
(十二)法律援助案件承辦情況通報(bào)/報(bào)告記錄；
(十三)結(jié)案報(bào)告表。
第十三條 承辦人員承辦非訴訟法律援助案件的，案卷材料應(yīng)當(dāng)按照下列順序立卷：
(一)指派通知書；
(二)委托代理/辯護(hù)協(xié)議；
(三)談話筆錄；
(四)委托人提供的證據(jù)材料；
(五)調(diào)查材料；
(六)調(diào)解協(xié)議書、調(diào)查結(jié)論、承辦人員出具的法律意見或草擬的法律文書、辦理具體法律事務(wù)活動(dòng)的記錄等；
(七)結(jié)案報(bào)告表。
第十四條 法律援助機(jī)構(gòu)決定終止法律援助的，應(yīng)當(dāng)將受援人要求終止法律援助的書面材料或案件處理機(jī)構(gòu)終止法律程序的法律文書、承辦人員關(guān)于終止法律援助的報(bào)告、終止法律援助決定書的存根及終止法律援助決定書的送達(dá)回證歸入申請(qǐng)審批卷中，將法律援助機(jī)構(gòu)作出的終止法律援助公函歸入承辦卷中。
更換法律援助承辦人員的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理案件材料移交手續(xù)。
第十五條 仲裁、行政復(fù)議、行政訴訟代理承辦卷順序參照民事代理卷順序排列。
第十六條 法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將法律咨詢、代書、案件質(zhì)量監(jiān)督形成的材料和補(bǔ)貼發(fā)放材料進(jìn)行立卷歸檔，分別按年度及時(shí)間順序排列。補(bǔ)貼發(fā)放歸檔材料應(yīng)當(dāng)符合財(cái)務(wù)規(guī)定要求。
第十七條 法律援助卷宗檔案編碼應(yīng)當(dāng)按照“京+區(qū)名首字+〔年度〕+案件類型首字+××號(hào)”順序排列。
第十八條 法律援助卷宗封皮由北京市司法局統(tǒng)一格式，全市法律援助機(jī)構(gòu)據(jù)此印制使用。
第三章 立卷編目和裝訂
第十九條 法律援助業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編號(hào)，兩面有字的要兩面編頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)位置正面在右上角，背面在左上角(無內(nèi)容頁(yè)不編號(hào))。
第二十條 立卷人用簽字筆、鋼筆逐頁(yè)填寫案卷封面；填寫卷內(nèi)目錄，內(nèi)容要整齊，字跡要工整。
第二十一條 有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明材料，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。
第二十二條 卷宗裝訂前要進(jìn)一步整理。對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件。主要外文材料要翻譯成中文附后。卷面為A4紙大小，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。文書材料上的金屬物要全部剔除干凈。
第二十三條 案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔釘牢。在線繩活結(jié)處需貼上立卷單位封簽，并在騎縫線上加蓋立卷人的姓名章。
第二十四條 一個(gè)案件的訴訟文書材料，每卷以不超過二百頁(yè)為宜，過多時(shí)應(yīng)當(dāng)按形成的順序分冊(cè)訂卷。
第四章 歸檔和保存
第二十五條 法律援助機(jī)構(gòu)確定的歸檔人員應(yīng)當(dāng)自向受援人送達(dá)法律援助決定書之日起30日內(nèi)立卷。
第二十六條 承辦人員應(yīng)當(dāng)自法律援助案件結(jié)案之日起30日內(nèi)，按要求向法律援助機(jī)構(gòu)提交立卷材料，辦理結(jié)案手續(xù)。
法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自收到承辦人員提交的立卷材料之日起30日內(nèi)進(jìn)行審查。對(duì)于立卷材料齊全的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定通過法律援助人員所屬單位向其支付辦案補(bǔ)貼；案件材料不全的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)要求法律援助人員補(bǔ)充。
第二十七條 訴訟、仲裁或者行政復(fù)議案件以法律援助人員收到判決書、裁定書、調(diào)解書、裁決書、決定書等法律文書原件或者復(fù)印件之日為結(jié)案日；其他非訴訟法律事務(wù)以受援人與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成和解、調(diào)解協(xié)議之日為結(jié)案日；無相關(guān)文書的，以義務(wù)人開始履行義務(wù)之日為結(jié)案日。法律援助機(jī)構(gòu)終止法律援助的，以法律援助人員所屬單位收到終止法律援助公函之日為結(jié)案日。
第二十八條 涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的業(yè)務(wù)案卷應(yīng)列為密卷，確定密級(jí)，在歸檔時(shí)應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密卷章。
應(yīng)當(dāng)對(duì)犯罪的時(shí)候不滿十八周歲且被判處五年有期徒刑以下刑罰受援人的業(yè)務(wù)案卷予以封存。業(yè)務(wù)案卷被封存的，不得向任何單位和個(gè)人提供，但司法機(jī)關(guān)為辦案需要或者有關(guān)單位根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行查詢的除外。
第二十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。
第三十條 申請(qǐng)審批檔案保管期限為二十年。
承辦檔案的保管期限，依照司法部、國(guó)家檔案局制定頒布的《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《律師業(yè)務(wù)檔案保管期限表》確定。
申請(qǐng)審批檔案和承辦檔案保管期限要求不一致的，依照本條前兩款相比較長(zhǎng)的保管期限確定。
第三十一條 法律援助業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項(xiàng)法律援助事務(wù)辦結(jié)和終止后的下一年起算。
第三十二條 具體法律援助業(yè)務(wù)檔案保管期限的確定，由承辦法律援助機(jī)構(gòu)工作人員提出意見，經(jīng)法律援助機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意后確定。
第三十三條 對(duì)超過保管期限的檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定由司法行政機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理人員、法律援助管理機(jī)構(gòu)和法律援助機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組共同進(jìn)行。
經(jīng)鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的案卷，應(yīng)當(dāng)采取提高保管期限檔次的辦法延長(zhǎng)保管期限。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，連同銷毀報(bào)告一并報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)，經(jīng)書面批準(zhǔn)后銷毀。
第三十四條 檔案銷毀由司法行政機(jī)關(guān)檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
對(duì)擬銷毀的檔案，法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)掃描備份，保留電子檔案。
第五章 檔案管理
第三十五條 法律援助機(jī)構(gòu)應(yīng)建立法律援助業(yè)務(wù)檔案管理制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送檔案管理工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。
第三十六條 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家保密法律法規(guī)規(guī)定單獨(dú)存檔，并采用兩種方式備存。
第三十七條 檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第三十八條 查閱或借閱檔案必須辦理手續(xù)，在檔案借閱登記簿注明借閱人姓名、查閱或借閱檔案案號(hào)、借閱或查閱日期、歸還日期，并由檔案管理人員簽字。借閱涉密檔案，應(yīng)經(jīng)法律援助中心主任簽字批準(zhǔn)，并不得帶出檔案室，不得復(fù)制和摘錄。
第三十九條 法律援助機(jī)構(gòu)檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。
第四十條 存放法律援助業(yè)務(wù)檔案的房屋，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。
檔案庫(kù)房不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外存放易燃、易爆物品。
第六章 附則
第四十一條 本規(guī)定由北京市司法局負(fù)責(zé)解釋。
第四十二條 本規(guī)定自2017年2月1日起施行。北京市司法局2011年9月19日印發(fā)的《北京市法律援助業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法（試行）》(京司發(fā)〔2011〕350號(hào))同時(shí)廢止。
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