稅務(wù)稽查案卷電子文件管理參考規(guī)范

稅務(wù)稽查案卷電子文件管理參考規(guī)范

第一條　為了指導(dǎo)稅務(wù)稽查案卷電子文件安全規(guī)范管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。

第二條　本規(guī)范是指引稅務(wù)稽查案卷電子文件管理的一般路徑和基本方法，本規(guī)范未涉及或者未作說(shuō)明的相關(guān)事項(xiàng)，依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三條　收集稅務(wù)稽查案卷電子文件，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
(一)收集電子文件應(yīng)當(dāng)同時(shí)制作記錄每份電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息的電子文件登記表;

(二)收集的電子文件同時(shí)存在相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件的，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致;

(三)收集具有永久保存價(jià)值的文本或者圖形形式的電子文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)文件或者縮微品等;

(四)收集只有電子簽名的電子文件，應(yīng)當(dāng)盡量同時(shí)收集具有法律效力的非電子簽名;

(五)收集記錄重要文件的修改過(guò)程和辦理情況、有查考價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集電子文件及其電子版本的定稿;

(六)收集在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)當(dāng)采取捕獲措施，集中暫存在符合安全要求的電子文件存儲(chǔ)器中，以防散失;

(七)收集使用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，應(yīng)當(dāng)采用文字型電子文件通用的XML、RTF、TXT格式，并注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)同時(shí)保留文字處理工具軟件;

(八)收集使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的圖像電子文件，應(yīng)當(dāng)采用掃描型電子文件通用的JPEG、TIFF格式;采用非通用文件格式的，收集時(shí)應(yīng)當(dāng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式;無(wú)法轉(zhuǎn)換的，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)軟件一并收集;

(九)收集使用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，反映重要內(nèi)容的，應(yīng)當(dāng)沖洗出紙質(zhì)照片，與數(shù)碼照片一并歸檔;反映一般內(nèi)容的，可只歸檔數(shù)碼照片;

(十)收集使用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或者繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，應(yīng)當(dāng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù);

(十一)收集使用視頻或者多媒體設(shè)備獲得的電子文件以及使用超媒體鏈接技術(shù)制作的電子文件，應(yīng)當(dāng)采用視頻和多媒體電子文件通用的MPEG、AVI格式;采用非通用文件格式的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件;

(十二)收集使用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)當(dāng)采用音頻電子文件通用的WAV、MP3格式，并同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件;

(十三)收集使用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等;

(十四)收集使用專用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件;確實(shí)不能轉(zhuǎn)換的，應(yīng)當(dāng)連同專用軟件一同收集;

(十五)收集套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能夠恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存;

(十六)收集電子文件一般不加密;加密的，應(yīng)當(dāng)將密鑰同時(shí)歸檔;

(十七)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一并收集。

第四條　稅務(wù)稽查案卷電子文件可以采用在線或者離線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)使用專用存儲(chǔ)服務(wù)器，實(shí)行電子文件在線管理。離線存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

(一)可以選擇使用只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等耐久性好的載體，一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用;有條件的，可另制作一套異處保存;

(二)加密電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后再制作拷貝;

(三)不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體;取得證據(jù)原件為軟磁盤的，應(yīng)當(dāng)將軟磁盤中數(shù)據(jù)拷貝到耐久性好的載體，并將軟磁盤原件與拷貝后的載體一并歸檔;

(四)電子文件存儲(chǔ)載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)當(dāng)注明相對(duì)應(yīng)的案卷全宗號(hào)、載體序號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等;需要在光盤標(biāo)簽面書寫的，應(yīng)當(dāng)使用光盤標(biāo)簽筆;需要通過(guò)光盤打印標(biāo)簽的，應(yīng)當(dāng)通過(guò)計(jì)算機(jī)排版后，使用能夠支持光盤盤面打印的打印機(jī)打印。

第五條　保管稅務(wù)稽查案卷電子文件離線存儲(chǔ)載體，應(yīng)當(dāng)符合下列條件：

(一)載體應(yīng)當(dāng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

(二)單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓;

(三)存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，與有害氣體隔離;

(四)環(huán)境溫度及相對(duì)濕度應(yīng)當(dāng)適宜。

第六條　稅務(wù)稽查案卷電子文件的利用，依照國(guó)家稅務(wù)總局《稅務(wù)稽查案卷管理暫行辦法》有關(guān)規(guī)定辦理。

第七條　傳遞、保管、利用、銷毀稅務(wù)稽查案卷電子文件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密規(guī)定，采取相應(yīng)的安全保密措施。

第八條　本規(guī)范應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展和稅務(wù)稽查案卷管理實(shí)際需要適時(shí)修訂調(diào)整。

本文關(guān)鍵詞： 稅務(wù)稽查, 案卷, 電子文件, 管理規(guī)范

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